CUALES SON LAS BUENAS PRACTICAS PARA MANEJAR LA INFORMACIÓN DE INVENTARIOS EN SAI OPEN?

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Por principios contables todo documento registrado o asentado en la contabilidad no se puede modificar y en caso de que exista un error se debe realizar una nota donde se realice la respectiva corrección del error generado. Pero algunos usuarios no están de acuerdo con este proceso, y más cuando dentro de los sistemas se encuentra la opción de edición del documento.  El sistema SA OPEN permite al usuario realizar modificación a los documentos por lo tanto se recomienda tener presente los siguientes puntos para que sus inventarios presenten siempre la información  correcta.

1. Definir permisos a los usuarios del sistema. En el módulo de administración  dentro del icono de seguridad se encuentra la opción de asignación de permisos. El administrador del sistema se debe encargar de autorizar cada una de las acciones que podrá realizar dentro del módulo de inventario, y así evitar que ellos puedan modificar la información una vez guardado el documento

2. Cuando se realice una edición de un documento de entrada de almacén o al final de cada mes, se recomienda realizar el proceso  de reconstrucción de Kardex.

Para esto debe seguir los siguientes pasos

  • Verificar que no existan ítems con movimiento negativo.

Al ingresar al módulo de inventarios, en el menú principal se da clic en Reconstrucción de Kardex,  se abre la ventana para el proceso se reconstrucción, ahí encontramos el icono que dice inconsistencias, al dar clic sobre esta opción se abre una nueva ventana donde podemos indicar la fecha a partir de la cual vamos a consultar el inventario y la bodega si queremos consultar una específica en la primera ventana el sistema al darle consultar mostrará los ítems con movimiento en negativo y la fecha específica en que se da ese movimiento.

  •  En caso de no existir movimiento en negativo se puede seguir con el proceso de reconstrucción, si se encuentra un movimiento negativo se debe revisar bien el movimiento del Item para evitar errores en el cálculo de la reconstrucción del ítem.
  • Reconstrucción de Kardex, está opción que como su nombre le indica le permite reconstruir el Kardex de manera de que si se presentan inconsistencias al final de un periodo, pueda mediante este método el costo  real de su inventario.
  • Recontabilizar todos los documentos de inventarios y facturación a partir de la fecha que se realizó la reconstrucción, este proceso se debe realizar para que los costos de los documentos que se modificaron queden igual en la contabilidad con la información del módulo de inventarios.
  • Verificar las diferencias entre inventarios y contabilidadEsta opción le permite observar las diferencias presentadas en todos los documentos que de una u otra forma mueven el inventario y como consecuencia la contabilidad de la empresa, verificando las diferentes  cuentas contables de inventarios permitiendo identificar en algunas ocasiones diferencias por cuentas que han sido movidas en contabilidad y no en inventarios.

3. Tenga presente que las cuentas creadas como tipo inventario solo pueden tener movimiento en el módulo de inventarios, y no deben registrarse movimientos en esa cuenta en otros  módulos.

4. Al realizar los ajustes de inventario la contrapartida del documento no puede ser la misma cuenta de inventario asociada a los ítems ya que el efecto contable seria cero

5. Cuando se maneja ensambles se debe realizar el proceso de reconstrucción de ensambles, donde permite cambiar las cantidades y los precios de los ensambles ya elaborados  generándole al usuario un costo más real del producto.

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