Validaciones de Facturación Electrónica

Preguntas Frecuentes sobre FACTURACION ELECTRONICA.

A continuación, encontrarán la recopilación de las situaciones más comunes que se presentan en el momento de complicaciones en la factura electrónica de venta.

Con el fin de poder atender de mejor manera las incidencias registradas en nuestro portal de clientes, les pedimos que, si la situación problema se relaciona con la factura electrónica de venta, realice las siguientes validaciones antes de registrar una incidencia por este concepto.

VALIDACION DE LOS CAMPOS DE CREACIÓN DEL TERCERO

Tenga en cuenta que:

1-El NUMERO TELEFONICO, solo debe ser un dato numérico sin espacios, ni caracteres que separen el número.

FORMA CORRECTA: Al regístralo debe queda por ejemplo de esta forma 1345812

FORMA INCORRECTA: De ninguna manera de una forma diferente, por ejemplo: 1 3 45812, 13-45812

Y debe contener mínimo 7 dígitos.

VALIDACIÓN DEL CAMPO CONTACTO EN EL TERCERO

  1. Si en el momento de la creación del tercero no tiene el dato de CONTACTO disponible por favor dejarlo vacío, recuerde este campo no es obligatorio.

SI este campo tiene espacios o caracteres especiales esto generará problemas para en la factura electrónica de venta.

VALIDACIÓN DE CODIGOS DE CIUDAD Y DEPARTAMENTO

  1. El campo de CÓDIGO DEL DEPARTAMENTO es solo de dos caracteres numéricos y el campo CÓDIGO DE CIUDAD es de tres caracteres numéricos.

Verifique que el campo CÓDIGO DE CIUDAD esté lleno, y valide que este no inicie con el CÓDIGO DEL DEPARTAMENTO.

Para solucionar solo debes volver a seleccionar la ciudad tanto en los datos de empresa, como en la dirección de envió.

FORMA INCORRECTA: Ejemplo errado de Código de ciudad

FORMA CORRECTA: Ejemplo correcto de código de ciudad

VALIDACIONES DE NOMBRES DE CIUDADES Y DEPARTAMENTOS

  1. Los nombres de los departamentos y de las ciudades deben estar creados con tilde, ñ y caracteres como lo dispuso la Dian. Recuerde que usted puede por el módulo de administración, general, contabilidad, en departamentos geográficos o ciudades, puede hacer el cambio de los nombres.

Haciendo clic aquí TABLA DEPARTAMENTOS Y MUNICIPIOS COLOMBIA podrá descargar la lista de departamentos y ciudades según el DANE.

VALIDACION DE ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES ECONOMICAS

  1. Asigne a cada tercero cliente la actividad económica principal, obligaciones y el tributo de acuerdo con lo indicado en el RUT el cual debe estar actualizado.

VALIDACION EN CUENTAS

  1. Verifique que todas las cuentas de impuesto de IVA o retención en la fuente, retención de industria y comercio, impuesto al consumo que utiliza al momento de facturar o de hacer una nota débito o crédito electrónica, tengan activa la opción pide base y retención, e indique el porcentaje de retención, y el tipo de impuesto.

Como en la imagen a continuación.

VALIDACION EN RETENCIONES

  1. El sistema aplica las retenciones en la factura de venta solo cuando esta supera la base establecidas, se requiere que además de crear la tabla de retención se indique el Subcódigo de retención, recuerde que esto lo puede hacer por el módulo de administración ->

Administración -> General -> Contabilidad -> Retenciones ventas y compras.

 

PROCESOS EN NOTA CREDITO Y NOTA DEBITO ELECTRONICA.

  1. Solo se genera una notas débito y crédito electrónica cuando se afecta la base imponible de una factura. Es decir, se va afectar el valor base del impuesto de venta. Y se debe hacer una nota por cada factura de venta que se vaya afectar.

RUTA DE DESCARGA DE FACTURACION ELECTRONICA- PDF

  1. En el momento del envió de la factura de venta electrónica personalizada, el sistema realiza la descarga del PDF en la ruta, parametrizada en el módulo de administración,

General -> Facturación -> Configuración electrónica,

Le recomendamos que esta carpeta este compartida con todos los usuarios, que envían facturas de venta, y que el nombre de la ubicación sea una ruta corta, para así agilizar el proceso de descarga y envió del documento.

ERROR EN EL VALOR DEL ENVIO DE LA FACTURA ELECTRONICA

  1. Cuando se va a enviar la factura electrónica sale un error donde indica que el valor no está correcto, como se visualiza la imagen.

Este error se debe a que en SAI OPEN los valores se deben expresar utilizando la separación de miles con la coma (,) y en los decimales (.) Este error se presenta a veces cuando se actualiza el WINDOWS.

Para solucionar este error se debe ingresar a la opción panel de control.

En el icono de región damos clic.

Damos clic en configuración adicional

Y en la pestaña número y monedas registramos los datos damos aplicar y aceptar, cambiando de esta manera la configuración.

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